In Noord-Limburg leiden valongevallen naar schatting tot meer dan 16 miljoen euro aan medische kosten per jaar. In het samenwerkingsproject Stevig Staan richten 7 gemeenten zich op zelfstandige ouderen van 65 jaar en ouder met een verhoogd valrisico. Dat doen ze onder andere in de vorm van een HIB, een financieringsmodel waarbij private partijen investeren in gezondheidsprogramma’s. Zij krijgen hun investering met rendement terug als het programma aantoonbaar resultaten behaalt, zoals minder valincidenten of lagere zorgkosten. Om dit inzichtelijk te maken, heeft Stevig Staan een datasysteem ontwikkeld om de resultaten te monitoren. Daarbij riep Stevig Staan de hulp in van Social Finance NL, dat gespecialiseerd is in het behalen en zichtbaar maken van ‘maatschappelijke impact’.

Hoe pak je dat aan, een monitor inrichten? Regionaal coördinator Nicole Rommens en Jolanda Hovius, Manager Data & Digi van Social Finance NL, lichten de belangrijkste stappen kort toe:

• ‘Het begint met het doel: wat ga je precies meten en waarom? Wil je bijvoorbeeld alleen de voortgang bijhouden of ook evalueren wat de effecten zijn? Dan is de vervolgvraag: welke data heb je hiervoor nodig? Ga je die zelf verzamelen of maak je gebruik van bestaande bronnen? En als je zelf data verzamelt, hoe houd je dan alle gegevens bij?’
• Data-definities zijn een belangrijk aandachtspunt. Als voorbeeld noemt Jolanda de leeftijd van deelnemers. ‘Op welk moment stelt je die leeftijd vast? Op het moment dat ze zich aanmelden? Of als ze aan een valpreventieve beweeginterventie beginnen? Het is belangrijk om daar vooraf goede afspraken over te maken zodat er geen verschillen ontstaan bij de analyse van de gegevens.’ Dergelijke inhoudelijke besluiten over de monitoring zijn genomen door een kerngroep met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen. Grote besluiten met bijvoorbeeld financiële gevolgen vonden plaats in een stuurgroep.
• Een andere cruciale stap is het betrekken van een ‘privacy officer’. Jolanda: ‘We verzamelen onze gegevens onder andere met een vragenlijst onder deelnemers. Het verwerken van gezondheidsgegevens mag volgens de AVG alleen onder strenge voorwaarden. Een privacy officer helpt om de monitor zo in te richten dat je op een zorgvuldige manier en AVG-proof met gezondheidsgegevens kunt werken. Een privacy officer weet wat niet mag, maar ook wat wél mag!’
• Tot slot is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het verzamelen en registeren van data, legt Nicole uit. ‘Wie doet wat? We vroegen trainers om tijdens de valpreventieve beweeginterventies de gegevens van alle deelnemers bij te houden. Een half jaar na afloop lieten we vrijwilligers deelnemers bellen met een vragenlijst: hoe vaak bewegen ze, zijn ze na de training gevallen en zo ja, met welke gevolgen?’ Het datasysteem bevat online invulformulieren die het zo makkelijk mogelijk maken om deze gegevens in te voeren. Bovendien hebben alle trainers en vrijwilligers een instructie gehad. De extra tijd die trainers nodig hebben om alle gegevens in te voeren, krijgen ze uitbetaald. 

De valpreventiemonitor van Stevig Staan bestaat uit een registratiesysteem waarin alle gegevens worden verzameld. Daaraan zijn drie ‘dashboards’ gekoppeld om de voortgang te monitoren:

• Een financieel dashboard geeft inzicht in het budget en de geldstromen van het meerjarige programma: welke uitgaven zijn gedaan en hoe verhouden die zich tot de begroting? 
• Een resultatendashboard laat onder andere zien hoeveel ouderen een valrisicotest hebben gedaan en hoeveel ouderen hebben deelgenomen aan een valpreventieve beweeginterventie. Dit dashboard is belangrijk om bij te sturen, vertelt Nicole: ‘Als de resultaten achterblijven, grijpen we in. Bijvoorbeeld als we in het dashboard zien dat het aantal deelnemers in een gemeente terugloopt in vergelijking met andere gemeenten. Blijkt uit de data dat er bijvoorbeeld ook relatief weinig informatiebijeenkomsten zijn geweest? Dat is een belangrijke manier om deelnemers te werven, dus dan is het slim om extra bijeenkomsten te organiseren.’
• Een datakwaliteitsdashboard laat zien of alle gegevens compleet zijn. Vergeet een fysiotherapeut bijvoorbeeld om de deelnemers aan een training in te voeren? Dan ziet de projectcoördinator dat in dit dashboard, zodat er actie kan worden ondernomen. 

De volgende schermafbeelding van het resultatendashboard laat het aantal deelnemers in twee gemeenten zien. De trend is in beide gemeenten gelijk maar de ene gemeente ligt op koers, terwijl de ander achter blijft bij de doelstellingen:

Hoe meer gegevens je verzamelt, hoe ingewikkelder een monitor wordt. ‘Keep it simple’ is daarom een belangrijk uitgangspunt, vertelt Jolanda. ‘We begonnen met een grotere dataset, maar die hebben we afgeslankt. Zo blijft het haalbaar om de kwaliteit van de data te bewaken.’ Nicole noemt als voorbeeld de kosten van een val: ‘Om die kosten te berekenen, moeten we eigenlijk ook cijfers van ziekenhuizen en revalidatiecentra ontsluiten. Maar dat is enorm complex. In plaats daarvan werken we met vragenlijsten die vrijwilligers na afloop telefonisch afnemen onder deelnemers over beweeggedrag en valgeschiedenis. Die gegevens vertalen wij naar de gezondheidswinst die is behaald en de zorgkosten die zijn bespaard doordat een val is voorkomen.’

In het verlengde daarvan is gebruiksgemak een belangrijke succesfactor. Er zijn bijna 100 gebruikers die data invoeren: van projectcoördinators en fysiotherapeuten tot en met vrijwilligers. Nicole: ‘Het is belangrijk dat iedereen alle gegevens tijdig en volledig invult. Om dat zo eenvoudig mogelijk te houden, zien gebruikers alleen de functies die ze nodig hebben voor hun rol. Zo borgen we tegelijkertijd dat het systeem AVG-proof is.’

Tot slot: zorg ervoor dat een monitor en het onderliggende datasysteem voldoende flexibiliteit bieden. Jolanda: ‘We hebben Researchmanager gebruikt; een online systeem voor medisch onderzoek dat ondersteuning biedt bij dataverzameling, monitoring en rapportage. Tijdens het project veranderden sommige inzichten en wensen. We kwamen er bijvoorbeeld achter dat we een vragenlijst wilden uitbreiden. Gelukkig bood ons systeem de mogelijkheid om extra datavelden toe te voegen.’